Halil Hocam merhaba. Kendinizi tanıtır mısınız? Proje yazma sürecine nasıl başladınız ve bu alanda nasıl deneyimler kazandınız?
Merhaba ! Ben Halil YAVUZ. Avrupa projeleri ile tanışmam Türkiye’nin 2004 yılında Program Ülke statüsü alması ve Türk Ulusal Ajansının kurulması ile başladı. Bu dönemde Türk Ulusal Ajansının programı tanıtma seminerlerine katılarak projeler hakkında bilgi sahibi oldum. O dönem Antalya’da İngilizce öğretmeni olarak görev yapmaktaydım. Avrupa Birliği projelerine o dönem SOCRATES ve sonra COMENIUS Okul projeleri olarak katıldım. Okulumuza ilk olarak 3 Socrates okul projesi kazandırdım ve daha sonra bu projeler 10’ları geçti. Bu projeler başta okulum öğrencilerim ve öğretmenle arsında büyük bir etki ve değişim yarattı. Daha sonra Gençlik projeleri yazmaya başladım. 2013'ten beri gençlik çalışanıyım.
Uluslararası deneyimim 2004 yılında YIA, Comenius ve Grundvig ve son olarak ERASMUS PLUS programı gibi Avrupa Projelerine katılmamla başladı. Bu, Gençlik Programı ile ilgili deneyimlerimin başlangıcıydı. Daha sonra çeşitli eğitim kurslarına, seminerlere, atölye çalışmalarına, yaratıcı anlara katıldım. Bu faaliyetler benim için çok heyecan verici ve her zaman bana başkalarıyla fikir paylaşma şansı veren yaratıcı bir süreç olmuştur. Pek çok eğitime, konferansa ve gençlik değişimine katıldım, bu çalışmalar bana, bireysel ve ekip üyesi olarak çalışma, farklı ülkelerden ve kültürel geçmişlerden gelen insanlarla ve ortaklarla iyi iletişim kurma, çok kültürlü ortamlara açık fikirli olma ve yaratıcı çözümler arama becerisini geliştirdi.
Proje ve ekip yönetimi - çalışma gruplarına liderlik etme ve ekip üyelerini kolaylaştırmanın yanı sıra yerel, bölgesel ve ulusal düzeyde etkinlik düzenleme konusunda büyük deneyime sahibim. Karar verme, zaman yönetimi, insan yönetimi, çoklu görev, takım çalışması, yaratıcı düşünme becerileri, problem çözme tutumu gibi bu değerler bana farklı ulusal ve kültürel geçmişe sahip insanlarla iyi çalışma ilişkileri kurma ve sürdürme becerisi kazandırdı.
Şu anda Erasmus Plus KA1-KA2-Spor-Capacity Building ve Uluslararası projelerin yazımından sorumlu olduğum Lykia İzcilik ve Doğa Sporları Kulübü Derneği'nde (LİDOSK) ile çalışıyorum. Gençlik çalışmalarında asıl ilgim ve konsantrasyonum, daha az fırsata sahip gençlerle çalışmak olmuştur. Gençlik grupları ve derneklerde sivil toplumdaki gençler ile faaliyetler geliştiriyorum, Uluslararası İlişkiler deneyimlerim ile birlikte bu özellik bana, yalnızca yerel düzeyde değil, Ulusal ve Uluslararası düzeyde de fark yaratmak için farklı olasılıklar konusunda oldukça farkındalık sahibi olmamı sağladı.
Proje yazma sürecinde hangi adımları takip ettiniz? Hangi kaynakları kullandınız ve nasıl bir planlama yaptınız?
Proje yazma sürecinde projenin hedeflerini, kapsamını ve çıktılarını açıkça ifade edilmesi gerekiyor. Projede ile ele aldığımız sorunu veya soruyu tanımlayarak ve proje için net bir hedef belirlenmesi gerekiyor. İlk önce proje konusu ile ilgili bilgi ve arka plan bilgisi toplayın. Konuyla ilgili kapsamlı bir anlayış kazanmak için ilgili literatüre, makalelere, kitaplara, akademik makalelere ve saygın çevrimiçi kaynaklara başvurun.
Bir proje taslağı oluşturarak düşüncelerinizi düzenleyin ve projenizi yapılandırın. Bu, ana bölümleri veya bölümleri belirlemenize, bilgi akışını belirlemenize ve mantıksal tutarlılığı sağlamanıza yardımcı olacaktır. Projenizi desteklemek için ihtiyacınız olan kaynakları belirleyin. Bu, veri kümelerini, yazılım araçlarını, araştırma materyallerini veya alandaki uzmanları içerebilir. Gerekli kaynakları toplamak için veri tabanlarını, çevrimiçi havuzları ve diğer ilgili kaynakları kullanın.
Önemli kilometre taşlarını, görevleri ve son teslim tarihlerini özetleyen bir proje planı veya zaman çizelgesi oluşturun. Bu, proje boyunca düzenli kalmanıza ve zamanınızı etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır. Oluşturduğunuz planıı takip ederek projenizin taslağını oluşturmaya başlayın. Uygun bir dil kullanarak ve kaynaklarınıza doğru bir şekilde atıfta bulunarak açık ve öz bir şekilde yazın. Projeyi yönetilebilir bölümlere ayırın ve gerekirse gözden geçirin ve düzenleyin.
Projenizin kalitesini ve netliğini artırmak için meslektaşlardan, akıl hocalarından veya konunun uzmanlarından geri bildirim alın. Önerilerini değerlendirin ve genel içeriği geliştirmek için gerekli revizyonları dahil edin. Projenizi herhangi bir hata, tutarsızlık veya biçimlendirme sorunu açısından inceleyin. Yazınızın gerekli stil kılavuzuna veya biçimlendirme standartlarına uygun olduğundan emin olun.
Dosya formatı, kelime sayısı ve ek belgeler veya ek materyaller dahil olmak üzere gerekli tüm gereksinimleri karşıladığınızdan emin olun. Süreç boyunca düzenli kalmak, zamanınızı etkili bir şekilde yönetmek ve projenizin hedeflerine net bir şekilde odaklanmak önemlidir. Projenizi desteklemek için çevrimiçi veri tabanları, akademik dergiler ve alandaki profesyonellerin uzmanlığı gibi kaynaklardan yararlanın. Projenizde kullanılan tüm kaynakları uygun şekilde alıntıladığınızdan ve referans verdiğinizden emin olun. Projenizi Erasmus Plus Rehberine göre sağlanan yönergelere göre gönderin.
Başarılı projeler yazmak için nelere dikkat etmenizi önerirsiniz? Hangi stratejileri kullanarak projenizin etkisini artırmayı başardınız?
Projenizin dayandığı konu hakkında derinlemesine bilgi sahibi olduğunuzdan emin olun ve ilgili bilgileri güvenilir kaynaklardan toplayın. Proje yazmaya başlamadan önce projenin gerekliliklerini ve hedeflerini iyice tespit etmeniz gerekecek. Projenin hedeflerini açıkça tanımlayın. Ne elde etmek istiyorsun? Beklenen sonuçlar nelerdir? Bunları not edin ve spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı (SMART) olduklarından emin olun
Projeniz için güçlü bir durum oluşturmanıza yardımcı olabilecek gerekli bilgi ve verileri toplamak için konunuzu kapsamlı bir şekilde araştırın. Proje yazmaya başlamadan önce, proje gereksinimleri hakkında kapsamlı bir bilgi ve kaynağa sahip olduğunuzdan emin olun. Bu, proje konusuna odaklanmanıza yardımcı olacak ve proje hedef gruplarının beklediklerini sunduğunuzdan emin olmanızı sağlayacaktır.
Projedeki her adım için gereken tüm görevleri, zaman çizelgelerini ve kaynakları özetleyen açık ve öz bir proje planı oluşturulması gerekiyor. Görevleri, zaman çizelgelerini, kaynakları ve kilometre taşlarını özetleyen bir proje planı oluşturun. Doğru planlama ve organizasyon, projenin tahsis edilen zaman çerçevesi ve bütçe dahilinde tamamlanmasını sağlamaya yardımcı olacaktır. Proje ortaklarına belirli roller ve sorumluluklar atayarak ve görevlerini ve son teslim tarihlerini anlamalarını garanti altına almanız gerekecek. Kilometre taşlarına göre projedeki ilerlemeyi izlemeniz ve ölçmeniz çok önemlidir. Projenin başarısını etkileyebilecek potansiyel riskleri ve zorlukları belirleme ve ele alma konusunda dikkatli olun.
Hedef kitlenizi belirleyin. Projenizle kimler ilgilenecek ve onların ihtiyaçları ve beklentileri nelerdir? Projenizi hedef kitlenizin beklentilerine ve ihtiyaçlarına uyacak şekilde uyarlayın. Projeniz, hedef gruplarına takip etmesini kolaylaştıran net hedeflere ve akışa sahip olmalıdır.
Proje başvuru formunu baştan sona gözden geçirin ve düzenleyin. Yazım ve dilbilgisi hatalarını kontrol edin ve yazınızın mantıklı ve tutarlı bir şekilde aktığından emin olun. Başkalarından geri bildirim alın ve projenizin kalitesini artırmak için gerekli değişiklikleri yapın. Anlaşılması zor olabilecek jargon veya teknik terimler kullanmaktan kaçının. Yazınızın dil bilgisi açısından doğru olduğundan, noktalama işaretlerinin düzgün olduğundan, yazım hatası içermediğinden ve okunması kolay olduğundan emin olun. Projeyi bitirmek için kendinize gerçekçi bir son tarih belirleyin ve projeyi son teslim tarihinden önce tamamlamak için çalışın.
ETKİ:
Bir projenin etkisini artırmak için doğru bir hedef kitlenin belirlenmesi gerekiyor ve projenizin onların ihtiyaçlarına göre tasarlandığından emin olunması çok önemlidir. Misyonu proje konusu ile doğrudan bağlantılı ve hedefleri aynı olan diğer kuruluşlarla veya kişilerle çalışılması projenin daha geniş bir kitleye ve daha büyük bir etkiye neden olabilmesini sağlayacaktır. Projenizi sosyal medya, e-postalar ve haber bültenleri gibi çeşitli kanallar aracılığıyla tanıtılması ve projeye daha geniş bir kitleyi çekmek için net ve yaratıcı bir şekilde iletişim kurulması gerekiyor. Bir projenin etkisini artırmak için, yerel paydaşlarla işbirliği yapılması ve onlar ile yakın çalışma, katılımı artırmaya, ilişkiler kurmaya ve projeye ilişkin değerli yansımalar elde etmeye yardımcı olacaktır. Paydaşlardan geri bildirim toplamak bize projede gerekli ayarlamaları yapmak için bir fırsat sağlayacak. Paydaşları ve katılımcıları deneyimlerini paylaşmaya ve sosyal medya platformları aracılığıyla projeyi tanıtmaya teşvik edilmesi projenin etkilerini daha geniş topluluklara yansıtacaktır. Projenizin etkisini izleyin ve nasıl iyileştirilebileceğini değerlendirin. Bu, anketler, geri bildirimler ve analizler yoluyla yapılabilir.
Proje yazma sürecinde karşılaştığınız zorluklar nelerdi ve bunları nasıl aştınız? Hangi önlemleri aldınız ve hangi kaynaklardan destek aldınız?
Zaman yönetimi genellikle her proje yazarının karşılaştığı önemli zorluklar arasındadır. Proje yazma sürecinde zamanı etkili bir şekilde yönetmek çok önemlidir. Bu zorluğun üstesinden gelmek için, bir proje planı veya zaman çizelgesi oluşturmak, görevleri organize etmeye, son teslim tarihlerini belirlemeye ve araştırma, yazma ve revizyonlar için yeterli zaman ayırmaya yardımcı olabilir. Projeyi daha küçük, yönetilebilir görevlere bölmek, süreci daha yönetilebilir ve daha az zorlayıcı hale getirebilir.
Her projede ortaklarla iletişimde yaşanan kesintiler, projede sorunlara yol açabilir. Bu tür iletişim kesintilerini aşmamıza yardımcı olabilecek E-posta, telefon, video konferans, anlık mesajlaşma veya proje yönetimi araçları gibi çeşitli iletişim yöntemlerini kullanabilirsiniz. Hangi kanalın en uygun olduğunu belirlemek, hızlı ve etkili iletişimi destekleyebilir. Düzenli toplantılar planlayarak ortaklarınızla etkileşimi artırabilirsiniz. Bu toplantılarda proje ilerlemesi, sorunlar, engeller ve sonraki adımlar hakkında bilgi alışverişi yapabilirsiniz. Toplantıları düzenli bir zaman çizelgesine oturtun ve katılım için tüm ortakları bilgilendirin. Ortaklarınıza proje hakkında düzenli güncellemeler sağlamak önemlidir. İlerleme raporları, bilgi paylaşımı veya kısa iletişim notları aracılığıyla sürekli iletişimde kalın. Hem sorunları önceden belirleyebilir hem de projeyi doğru yönde ilerletebilirsiniz. Ortaklar arasında net iletişim beklentileri belirlemek önemlidir. Örneğin, e-postaların ne kadar sürede yanıtlanması gerektiği, toplantılara katılımın beklendiği saatler veya acil durumlarda nasıl iletişim sağlanacağı gibi konuları tartışın. Ortaklar arasında ortak bir anlayış sağlamak, sorunları önlemek için yardımcı olabilir. İletişim kesintileri yaşandığında alternatif planlara sahip olmak önemlidir. Örneğin, bir ortakla iletişim kurmakta zorluk yaşarsanız, başka bir iletişim kanalını veya kişiyi kullanmayı düşünebilirsiniz. Böylece projenin akışını sürdürmek ve sorunları hızlıca çözmek mümkün olabilir.
Projelerinizin başarısını nasıl değerlendiriyorsunuz? Hangi değerlendirme yöntemlerini kullanarak projenizin etkisini ölçüyorsunuz?
Proje amaç ve hedeflerine ne ölçüde ulaşıldığının değerlendirilmesi, başarının birincil ölçüsüdür. Bu, proje planında özetlenen istenen sonuçların elde edilen gerçek sonuçlarla karşılaştırılmasını içermesi gerekiyor. Projelerin başarısını ve etkisini ölçmek için kullanılan bazı yaygın değerlendirme yöntemleri ve yaklaşımları arasında Anahtar Performans Göstergeleri, bir projenin performansının belirli yönlerini değerlendirmek için kullanılan ölçülebilir ölçütlerdir. Bu göstergeler, projenin doğasına bağlı olarak değişiklik gösterebilir ancak maliyet farkı, programa bağlılık, proje hedef gruplarının memnuniyeti derecelendirmeleri, kalite standartları gibi ölçümleri içerebilir. Proje paydaşlarından geri bildirim toplamak, memnuniyetlerini ve projenin başarısına ilişkin algılarını anlamak için çok önemlidir. Paydaş görüşlerini toplamak, iyileştirme alanlarını belirlemek ve memnuniyet düzeylerini ölçmek için anketler, görüşmeler, odak grupları veya geri bildirim formları kullanılabilir.
Projenin performansını ve sonuçlarını benzer projelerle karşılaştırmalı değerlendirmeleriyle karşılaştırmak, bizlere göreceli başarısı hakkında bilgi verebilir. Bu yaklaşım, en iyi uygulamalarla kıyaslama yapılmasına ve projenin mükemmel olduğu veya yetersiz kaldığı alanların belirlenmesine olanak tanır. Bir projenin etkisinin değerlendirilmesi, projenin çalışma süreçleri, paydaşlar, topluluklar veya çevre gibi çeşitli yönler üzerindeki etkilerinin değerlendirilmesini içerir. Bu değerlendirme, projenin getirdiği değişiklikleri ve istenen sonuçlara genel katkısını ölçer.
Proje performansının yaşam döngüsü boyunca sürekli izlenmesi, başarıyı etkileyebilecek sorunların veya risklerin zamanında tanımlanmasına olanak tanır. Düzenli ilerleme raporları, performans göstergeleri veya durum toplantıları, proje ölçümlerinin izlenmesine ve stratejilerin gerektiği gibi ayarlanmasına yardımcı olabilir.
Proje uygulamaları sonrası izleme ve değerlendirmelerin yürütülmesi, projenin tamamlanmasından sonra performansının değerlendirilmesini içerir. Bu değerlendirmelerin, projenin etkinliğine, verimliliğine ve iyileştirme alanlarına odaklanması gerekir. Projeden çıkarılan derslerin gözden geçirilmesi, gelecekteki iyileştirmeler için çok önemlidir. Bunu, gelecekteki projelere uygulamak için projenin yürütülmesi sırasında belirlenen başarıları, zorlukları ve en iyi uygulamaları belgelemeliyiz. Değerlendirme yöntemleri ve önlemlerinin seçimi, projenin amaçlarına, kapsamına ve paydaş gereksinimlerine bağlı olmalıdır. Kapsamlı bir değerlendirme, bir projenin başarısı ve bunun paydaşlar ve ortak kuruluşlar üzerindeki etkisi hakkında bütüncül bir anlayış elde etmek için genellikle birden fazla yaklaşımı birleştirmek gerekir.
Proje yazma sürecinde size ilham veren kaynaklar veya mentorlarınız oldu mu? Sizin için önemli olan kişilerden aldığınız destek hakkında konuşabilir misiniz?
Proje yazma sürecinde tabi ki bu konuda duayen olan Ali ULUSOY bana büyük bir ilham kaynağı olmuştur. Onun bu konudaki tükenmeyen enerjisi ve gençlere yeni fırsatlar sağlaması takdire değerdir.
Projelerinizde en gurur duyduğunuz anı paylaşabilir misiniz?
İlk proje yazma deneyimim 17 ülkeden 17 gençlik STK’sının katıldığı projeyi başarılı bir şekilde uygulamak olmuştur. Sanırım bu kadar çok ortak ülkenin katıldığı bir proje Türkiye’de ilk olmuştur.
Proje yazma sürecindeki deneyimlerinizden sonra yeni projeler geliştirmeyi düşünüyor musunuz? Eklemek istediğiniz başka bir şey var mı?
Değişim ve etki yaratmak için yeni projeler geliştirmek gerekir. Böylece gençlik projeleri ve programları geliştirip, güçlendirilmiş, sağlıklı, bilgili ve ilgili genç nesiller yaratmaya yardımcı olabiliriz. Bu projeler gençlerin yaşamları ve toplulukları üzerinde olumlu bir etki yaratmaları için yeni fırsatlar yaratacaktır. Projelere devam ederek, gençler arasında yaygın eğitime, akıl hocalığına, güvenli alanlara ve toplum hizmetine erişim sağlayarak gençlerin parlak ve gelecek vaat eden bir gelecek inşa etmelerine yardımcı olabiliriz. Gençlik projeleri yazmak, bu hedeflere ulaşmada gençlere rehberlik, destek ve teşvik sunan olumlu rol modeller sağlayacaktır. Bu projeler sayesinde, gençlerin kritik yaşam becerilerini geliştirmelerine, zor durumlarda yol almalarına ve güçlü yanlarını ve ilgi alanlarını keşfetmelerine yardımcı olabileceğiz.
VAKİT AYIRDIĞINIZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİM.
Ali ULUSOY
