PROJE YAZARLARINA ÖĞÜTLER #1

“Rehberi açmadan yazmaya başlamak” 

Rehberi açmadan yazmaya başlamak kulağa “ben bu işi biliyorum” gibi geliyor ama Erasmus+ tam da burada ters köşe yapıyor. Çünkü her çağrı aynı değil; aynı kelimeleri kullansa bile beklentinin tonu, öncelikleri, puanlama mantığı ve “neyi görmek istedikleri” değişiyor. O yüzden ilk öğüt: rehberi bir formalite değil, projenin GPS’i gibi düşün. GPS’i kapatıp yola çıkınca bir yere varırsın belki ama doğru yere varman şansa kalır.

İkinci öğüt: rehberi baştan sona bir gecede bitirmeye çalışma. Onun yerine stratejik oku. İlk gün çağrının amaç kısmını, hedef grupları ve uygunluk şartlarını oku. İkinci gün değerlendirme kriterlerini oku. Üçüncü gün bütçe/uygun maliyet ve çıktı beklentilerini oku. Her okumada kendine tek soru sor: “Benim fikrim bu maddeye nasıl cevap veriyor?” Cevabı bulamıyorsan fikri değil, çerçeveyi revize et.

Üçüncü öğüt: yazmaya başlamadan önce küçük bir “rehber notu” hazırla. Rehberden 10 kritik cümleyi seç, yanına da “biz projede bunu nasıl göstereceğiz?” karşılığını yaz. Bu liste senin proje boyunca geri döneceğin kontrol noktası olur. Metni yazarken de her paragrafı şu testten geçir: “Bu paragraf hangi değerlendirme kriterine puan taşıyor?” Eğer puan taşımıyorsa ya gereksizdir ya da yeniden tasarlanmalıdır.

Son öğüt: rehberi okumak seni yavaşlatmaz, hızlandırır. Çünkü doğru çerçeveyle yazınca son gece panikleri, “bunu nereye koyacaktık?” krizleri ve kopyala-yapıştır hataları azalır. Kısacası: güzel fikir çok kişide var; rehberi okuyup fikri doğru forma sokan kazanıyor.

“Her şeyi tek projede yapmaya çalışmak”

“Her şeyi tek projede yapmaya çalışmak” proje yazarlığında en yaygın “iyi niyetli hata”. Mantık şu: “Ne kadar çok konu, o kadar güçlü proje.” Ama Erasmus+’ta genelde tam tersi oluyor: konu arttıkça odak dağılıyor, yöntem zayıflıyor, ölçüm bulanıklaşıyor ve değerlendirici şu cümleyi kuruyor: “Bu ekip bunu nasıl yetiştirecek?”

Samimi bir öğüt: Projeni “AVM” gibi değil, “iyi tasarlanmış bir butik” gibi kur. Bir ana problem seç. En fazla 2 alt problem ekle. Sonra 2–3 net hedef yaz. Eğer hedeflerin sayısı artıyorsa, proje büyümüyor; kontrolü kaybediyorsun demektir.

İkinci öğüt: Her “ek fikir” için şu testi yap: “Bu ek fikir ana hedefe doğrudan hizmet ediyor mu?” Örneğin dijital dönüşüm hedefliyorsan, iklim temasını sadece gerçekten projeye katkı sunuyorsa ekle (dijital çözümlerin karbon ayak izi azaltması gibi). Sırf kulağa iyi geliyor diye eklemek, puan değil risk getirir.

Üçüncü öğüt: Değerlendiricinin en sevdiği şey “mantık zinciri”dir: ihtiyaç → hedef → faaliyet → çıktı → sonuç → etki → ölçüm. Bir bileşen bu zincire oturmuyorsa, onu metinden çıkar. “Her şey var” yerine “her şey yerli yerinde” hissi yaratmak gerekir.

Dördüncü öğüt: Kapasiteni dürüstçe hesapla. 24 ayda kaç toplantı, kaç eğitim, kaç çıktı, kaç pilot gerçekçi? Eğer plan sayfa sayfa şişiyor ama ekip aynı kalıyorsa, metin inandırıcılığını kaybeder. Basit bir kural: Her faaliyet için ölçülebilir bir çıktı yazamıyorsan, faaliyet fazla genel kalmış demektir.

Son öğüt: Odaklanmak küçülmek değil, güçlenmektir. Az hedefle daha derin yöntem kurarsın; daha net ölçersin; daha güçlü etki anlatırsın. Ve evet… “az hedef, güçlü etki” çoğu zaman 95 puana yaklaşmanın en kısa yolu.

 “İhtiyaç analizi yerine tahmin yazmak” 

“İhtiyaç analizi yerine tahmin yazmak” proje yazarlığındaki en tatlı tuzaklardan biri: niyet iyi, cümleler akıcı, ama değerlendirici okur okumaz şunu soruyor: “Bunu nereden biliyoruz?” Çünkü Erasmus+’ta “bence” ile başlayan ihtiyaç, puan getirmez; kanıtlanan ihtiyaç puan getirir.

Samimi bir öğüt: Tahmin yazmak yerine önce 1 gününü sahaya ver. Hedef grubunla 30 dakikalık 2 mini odak grup yap (toplam 6–10 kişi bile yeter). Üstüne 10 soruluk kısa bir anket çıkar (Google Form olur) ve en az 20 yanıt topla. Bu iki adım, “gençlerin sorunu motivasyon” gibi genellemeyi “erişim engeli, beceri açığı, destek eksikliği” gibi somut bir tabloya çevirir.

İkinci öğüt: İhtiyacı “problem zinciri” gibi kur. Sorun → neden → sonuç. Mesela “katılım düşük” diyorsan, nedenleri yaz: internet/cihaz yok, bilgiye erişim yok, güvenli alan yok, rehberlik yok… Sonuçlarını da yaz: beceri gelişmiyor, istihdam şansı azalıyor, sosyal katılım düşüyor. Bu zincir, hedeflerini otomatik olarak daha mantıklı yapar.

Üçüncü öğüt: Kanıtı abartma ama netleştir. Büyük raporlar şart değil; önemli olan yöntem: kaç kişiyle konuştun, ne zaman topladın, hangi soruları sordun? Bu şeffaflık güven verir. Bir de küçük ama etkili kural: Her ihtiyaç cümlesinin yanına mini bir kanıt ekle. “X sorunu var (anket %…, odak grup notu, kurum verisi)” gibi.

Son öğüt: İhtiyaç analizi “dram” değil “ölçülebilir gerçek” yazmaktır. Ne kadar net yazarsan, proje o kadar kolay kazanır. Çünkü değerlendirici “bu ekip sahayı biliyor” dediği an puanlar yukarı çıkar.

“Proje çok güzeldi” cümlesi genelde doğrudur; ama tek başına yetmez. Çünkü fonlanan projeler sadece iyi fikir değil, iyi kanıt ve iyi yapı sunar. Buradaki başarı ipucu: ret mailini kişisel alma; onu bir “diagnostic rapor” gibi düşün. En çok nereden puan kırılır? İhtiyaç analizi zayıfsa “relevance” düşer, yöntem belirsizse “quality” düşer, yaygınlaştırma kopyala-yapıştırsa “impact” düşer. Bu üçlüye odaklan. Ayrıca, metni yazarken kendini değerlendiricinin yerine koy: adam/ kadın 20 proje okuyor. Senin projenin mantığı 30 saniyede anlaşılmıyorsa, kayıp başlar. O yüzden ilk sayfada netlik: hedef kitle kim, hangi ihtiyaç kanıtlandı, neyi değiştireceksin, nasıl ölçeceksin? Ve en pratik kural: her iddiaya bir dayanak ekle (kısa veri, mini referans, saha gözlemi, anket sonucu). Son olarak, redden sonra yapılacak en akıllı hamle: metni “kriter kriter” parçala ve her parçayı güçlendirecek bir kanıt ekleyerek yeniden birleştir. Güzel fikir böylece puana dönüşür.

“Yaygınlaştırmayı son geceye bırakmak”

“Yaygınlaştırmayı son geceye bırakmak” genelde şu psikolojiyle oluyor: “Önce projeyi yazalım, yaygınlaştırma zaten web sitesi + sosyal medya.” Ama Erasmus+’ta yaygınlaştırma bir “son sayfa süsü” değil; projenin etki motoru. Son gece yazılan yaygınlaştırma, değerlendiriciye şunu hissettirir: “Bu ekip çıktıyı üretse bile kimseye ulaştıramayacak.”

Samimi bir öğüt: Yaygınlaştırmayı en baştan proje tasarımının içine koy. Hatta yazmaya başlarken kendine şu soruyu sor: “Bu proje bittiğinde kim neyi kullanacak?” Eğer bu soruya net cevap yoksa, yaygınlaştırma da net olmaz. Yaygınlaştırma planı aslında “kullanıcı planı”dır.

İkinci öğüt: “Kime, neyi, nasıl, ne zaman?” dörtlüsünü kurmadan tek kelime yazma. Hedef kitleyi segmentlere ayır: katılımcılar, uygulayıcılar (öğretmenler/gençlik çalışanları), karar vericiler, ağlar/federasyonlar, medya, akademi, sektör. Her segment için bir ana mesaj belirle: “Onlara faydamız ne?” Sonra format seç: rehber, kısa video, webinar, pilot sonuç raporu, politika özeti, açık erişim araç seti… Kanalı en son seç.

Üçüncü öğüt: Yaygınlaştırmayı takvime bağla. Sadece “proje sonunda konferans” yetmez. Ay 3’te ihtiyaç raporunu paylaş, ay 9’da pilot ara sonuçları yayınla, ay 15’te araç seti demo oturumu yap, finalde de “paket halinde” sun. Böyle olunca proje canlı görünür ve inandırıcılık artar.

Dördüncü öğüt: Ölçüm koy. “Paylaşacağız” değil, “X kişiye ulaşacağız, Y kişi indirecek, Z kurum uygulayacak” gibi basit KPI’lar yaz. Bu, etki bölümünü de otomatik güçlendirir.

Son öğüt: Yaygınlaştırma = etkiyi kanıta dönüştürmek. Son gece değil, proje boyunca planlı gidersen değerlendirici “bu proje yaşayacak” der. Ve yaşayan projeler fonlanır.

Ali ULUSOY

Proje Fabrikası Kurucusu   / President of Project Factory          

Engelsiz ve Mutlu Yaşam Derneği Başkanı / President of Barrier Free and Happy Life Association